どうも‼カニコロです(^▽^)
今回の書籍は
会社では教えてもらえない アウトプットがすごい人の時短のキホン
です。
第2章 まずおさえたい時短のキホン
こちらをまとめていきます。
・まずは何より「型」を覚えるのが先。
仕事は「守破離」の心構えが大切です。
仕事を覚えるには、まず、前任者のやり方をそのまま「守」って身につけるところからスタートします。
「型」をきちんと身につけたら、今度は型を「破」って、自分なりのやり方で改善・工夫する段階です。
自分なりの個性やカラーを見せるステップと言えます。
そして最後は、人に任せて、その仕事から「離」れ、より難しい仕事に挑戦するのです。
このように「型」を「守」って「離」れるーという一連のステップが「守破離」です。
いつも仕事がバタついて、なぜか効率的に進まないという人は、じつは仕事の「型」をきちんと身につけていないことが多いのです。
先輩から教えてもらったやり方には、一見無駄に見えるものがありますが「なるほど、そういう背景があったのか！」と、後から納得することが多いものです。
先輩たちが積み上げてきた効率的な業務処理方法、つまり「型」をマスターすることが、残業ゼロへの近道なのです。
ちなみに「型」を身につけたうえで、それを「破る」人は、昔から「型破りな人」といって、尊敬されてきました。
一方で「型」をきちんと身につける前に自己流に移ってしまう人は「型無し」といって、見下されてきたのです。
仕事の「型」を早く、正しく身につけられるかどうかは、職場環境が大きく左右します。
「先輩が何もフォローしてくれない」「質問しにくい」「先輩の説明が下手」「業務を引き継ぐ気がそもそもない」といったことで悩んでいる人は多いものです。
なかでも、業務習熟におおきな影響を与えるのがマニュアルです。
マニュアルがきちんと整備されていれば、仕事の流れが理解しやすく、ミスも減るからです。
マニュアルがないうえに、前任者の教え方が悪いと途方にくれますよね。
自分の理解不足のせいにして、落ち込むこともあるのではないでしょうか？
そういうときは、自分でマニュアルを作ってしまうのが一番です。
マニュアルがある場合には、わかりやすく、使いやすいように改善に取り組みましょう。
マニュアルは後任のためでなく、自分の時短のために作るのです。
最初は、箇条書き程度のもので構いません。
できあがったら、仕事全体の流れ、忘れてはいけないこと、ちょっとしたコツ等も、どんどんマニュアルに書き込んでいきます。
さらに、書類の保管場所、データの保管場所、鍵の開け方のコツ、誰に連絡すればスムーズか、その際の電話番号やメールアドレスまで、細かなノウハウや情報をマニュアルに盛り込むのです。
これが時短の特効薬です。
いざ、仕事を始めようと思っても、書類が出てこない、サーバー内のファイルが見つからない、名刺が出てこない、内線電話の番号がわからない等々、探しものや調べもので、じつに多くの時間を使っています。
ものを探す時間は、ムダ以外の何ものでもありません。
ある調査によると、オフィス内でものを探すのに費やす時間は、一人平均年間150時間だそうです。
1年のうち、1ヶ月の所定労働時間に匹敵する時間を探しものに費やしているのです。
だから、これらの情報をマニュアルにまとめておけば、とてもスムーズに仕事を進めることができるのです。
マニュアルは、失敗経験やその原因も大切なポイントとして記載していきましょう。
同じ落とし穴にはまらないよう、トラブルなどを書き留めておくのです。
誰が見ても、理解できるマニュアルを作成できたら、その時点であなたはその仕事をほぼマスターしています。
それにつれて、処理スピードも格段に速くなっているはずです。
・その仕事は「Must」か「Wont」か？
Aさんは、一見雑に見える資料しか作成しないし、電話やメールも用件だけでそっけない。
定時でスパッと帰るし、あまり仕事熱心にも見えない。
一方、Bさんのほうがきれいな資料を作るし、調べものもキチンとしている。
夜遅くまで残って熱心に仕事もしている。
それなのに、上司やお客様から評判がいいのは、いつもAさんのほうだ。
皆さんは、このようなケースを目にしたことはありませんか？
全ての仕事を丁寧に、完璧に仕上げるべきだと思っているなら、残念ですが、この先も残業地獄から抜け出せないし、会社や上司から評価されないでしょう。
なぜなら、作業時間は会社から見ればコストだからです。
何でも丁寧に、完璧にという考え方は、費用対効果の視点が抜け落ちてしまっているのです。
タスク(遂行すべき仕事や作業のこと)には「必ずしなければならない(Mustタスク)」と「やったほうが望ましい(Wantタスク)」に分類できます。
例えば、比較検討用の一覧表の提出はMustでも、その表を美しく仕上げることはWantです。
MustかWantかを判断する基準は、そのタスクを辞めて困るかどうかです。
Wantタスクは、手間やコストと有効性を天秤にかけて取捨選択します。
つまり、費用対効果で、やるかやらないかを判断するわけです。
Wantタスクは、いい意味で「手を抜く」ことが効率化です。
これはMustかWantか。
常に自問自答する習慣をつければ、きっと仕事のやり方は変わるはずです。
・アウトプットが高い人は「見栄え」より「内容」を重視
「あの資料まだ？」といつも上司から催促される人ほど、見た目の美しさにこだわった資料を提出する傾向があります。
でも、残念ながら、こういう資料の多くは、かけた時間のわりに残念な内容のものが多いです。
それはなぜでしょうか？
社内向けであれ、お客様向けであれ、資料は何かを検討するために作成するものです。
だから、そのために必要な情報さえ入っていれば十分なのです。
しかし、内容に自信がないときほど、見栄えで勝負してしまうのです。
いくら見た目が美しい資料を作成しても、肝心の内容が不十分だと、上司は必ず手直しを命じます。
その結果、また遅くまで残業しなければならなくなるのです。
こういう人は、いつの間にか力を入れるポイントがズレてしまっているのです。
こだわりポイントを、資料の美しさに置いている限り、毎回同じことを繰り返します。
無駄に残業したくないなら、先に何度か上司とやり取りをしながら、内容を詰め「見栄えはあとで修正しますが、内容はこれでいいでしょうか？」と提出してみて下さい。
意外にも「体裁はこだわらなくていいよ、これで十分」とそのまま通ってしまうことが多いものです。
(体裁ばかり指摘する上司がいることも事実ですが…)
資料のクオリティは、内容であって体裁の美しさではありません。
体裁にこだわって、ムダな残業をすることほど無意味なことはないのです。
生産性を上げたいなら、仕事はある程度、短時間で完結するタスクに分割して、処理することが重要です。
例えば「新入社員教育の準備」という単位では仕事が大きすぎるので、とても1日では終わりませんし、何から手を付けていいのかさえ分かりません。
しかし「研修会場選定」「研修会場の予約」「社外講師の人選」「社外講師への依頼状作成」「社外講師との打ち合わせ」「カリキュラム作成」「予算案策定」などのようにタスク分解すると、ひとつひとつはある程度の時間で完結する大きさになります。
分解したタスクの取り組み方次第で、仕事の生産性は大きく変わるのです。
さらに、関連するタスクはひとまとめにして、一気にやったほうがスピードは速く、効率的です。
意外に、多くの方が、タスク間の関連については無頓着です。
関連するタスクを細切れにしたり、間を開けたりすると「この前どこまでやったかな？」と思い出すのに時間がかかるうえ、タスク間の整合性をとるにも一苦労です。
タスクは脈略なく細切れに取り組むのではなく、極力、関連するものをまとめて行うと、グンと時短が進むのです。
以上が、第2章のまとめになります。
これを実践するだけでも、時短がかなりできそうですが、じつは、電話、メール関連の内容は割愛いたしましたm(__)m
興味のある方は、ご購読いただければと思います。
次回は
第3章 時間にも仕事にも追われない人のスケジュールの立て方
です。
ではまた(@^^)/~~~
