どうも‼カニコロです(^▽^)
今回の書籍は
会社では教えてもらえない アウトプットがすごい人の時短のキホン
です。
第3章 時間にも仕事にも追われない人のスケジュールの立て方
こちらをまとめていきます。
・品質やコストよりも、まず「納期」
「品質、コスト、納期のうち、もっと優先すべきものは何でしょうか？」
何の前置きもなく、企業の研修でこういう質問をすると、最も多く手が上がるのが「品質」、次いで「コスト」、最後が「納期」です。
業種や職種によって、やや回答傾向は変わるものの「納期」に手を挙げる人は少数で「納期」は比較的軽んじてられがちです。
品質を優先するとコストが上がったり、納期が延びたりします。
納期が短ければ品質が落ちたり、余計なコストがかかったりします。
どれかを優先すれば、他が割を食うのです。
「品質」や「コスト」が重要なのは当然ですが、仕事の計画を決めるときに最初におさえなければならないのが、何より「納期」です。
漫画や小説などの賞に応募することを想像してみて下さい。
必ず締切があり、その締切内でできる最高の品質で作品を仕上げて応募しなければなりません。
自分が納得できる状態に仕上げる時間はもらえないのです。
私たちの仕事も全く一緒で、納期という制約の中で、最大限の品質を目指せばよいのです。
まずは、納期を最優先して仕事を進めましょう。
納期に厳格な人は、高い品質を維持し、効率よく仕事ができる人なのです。
また、仕事を確実にやり遂げる力がある人は「この仕事はいつまでにやればいいですか？」と、必ず「納期」を確認します。
しかし、「納期」を確認してこない人に対して上司は不安を感じます。
仕事に取り掛かるときに、締切を曖昧にしたまま仕事に取り掛かる人は驚くほど多くいます。
仕事の段取りも「納期」を起点にスケジュールを組み立てることからスタートします。
いつまでに仕上げるか(=納期)を、まず初めに決めれば、そのためにどういう手順を踏むのか、どうすれば効率的なのか、仕事全体の段取りを考えやすくなります。
飛び込みの仕事の際「お急ぎですか？」と質問することで、今抱えている仕事との優先順位を調整しやすくなることを説明しました。(7-2 第1章 参照)
それと同じように、これから取り組む仕事の前には
「いつまでにやればいいですか？」
と、真っ先に「納期」を共有することからはじめましょう。
しかしながら、仕事を進めるうちに、決められた納期では最低限の品質を確保できないと気づくときもあります。
そういう場合は、気づいた段階で上司に伝え、進行途中で納期を再調整してもらうのも一つです。
「納期」を明確にして仕事全体の段取りをイメージし、そこから想定される問題点を早め早めにつぶしておくのが、効率化のキホンです。
・「来るのを待つ」ではなく「取りに行く」が大事
来るとわかっている仕事をビクビクしながら待っていると、たいていは最も嫌なタイミングで、上司から指示されるものです。
だったら、遠慮せずに一言伝え、後回しにしてもらいましょう。
でも、それには少しコツが必要です。
上司は自分が仕事を指示したとき、部下から「明日でいいですか？」と言われると、あまり快く思いません。
しかし、上司が指示する前に、部下から「あの件ですが、今○○で手いっぱいなので、明日でよろしいでしょうか？」と先に言われると、部下も頼もしく思うものです。
自分がやらなければならないことを、しっかりと認識していると感じるからです。
どちらも「仕事を明日に回す」と伝えているのに、上司が全く正反対の感情を持つのです。
人間の心理はおもしろいものですね。
自分から上司に声をかければ主導権を握ることができ、効率的なスケジューリングができます。
また、仕事の優先順位に関しても、上司に相談ができるのです。
しかし、あなたが受け身であれば、上司が主導権を握り、あなたの都合は軽視されるので、スケジュールや優先順位がめちゃくちゃになるのです。
仕事は、指示を待たずに自分から拾いに行くほうが、結果的に時短につながるのです。
・スケジュール管理で、帰社時間が決まる
ある会社で、スケジュールなどを共有するグループウェアの利用実態を調査したところ、実に面白い傾向を発見しました。
それは、残業時間が短いほど、早朝からグループウェアにログインしていたのです。
その会社のグループウェアは、スマートフォンなどで外部からアクセスできるのですが、残業時間が短い人ほど、早朝、つまり、通勤中に自分のスケジュールを確認していることがわかりました。
これは、効率的に仕事をこなすためには、最低限、仕事に取り掛かる前に今日の予定を確認し、頭の中でスケジュールを組み立てなければならないことを示しています。
会社の席に座ってから「さて、今日は何の仕事から取り組もうかな」と行き当たりばったりで仕事を始めるようでは、仕事の能率が上がりません。
一日のスケジュールの組み立てや仕事の優先順位付けをしていないからです。
先ほどの調査では、もうひとつ、さらにおもしろいことがわかりました。
それは、日曜日(休み明けの前日)の晩に、グループウェアにログインし、自分のスケジュールを確認している人ほど、生産性の高い人であることがわかったのです。
効率的に仕事をこなす人は、通勤時間中だけでなく、日曜日の晩に一週間単位の大まかな段取りを、頭で整理してから仕事に臨んでいるのです。
朝の通勤時間にSNSを見たり、ゲームや漫画を楽しんだりする時間をほんの少しだけ削って、仕事の段取りを考えるだけで、それに使った時間の何倍も早く帰ることができ、より多くの余暇を手に入れることができます。
早く帰りたいなら、その日の段取りは事前に考えておく。
ぜひ実践してみて下さい。
また、皆さんが、上司から一発OKをもらう確率はどの程度でしょうか？
上司は、間違いが起きないようチェックしたり、よりよい内容となるように指摘したりする役割責任を負っており、何らかの指摘をしようと常に身構えています。
そんなわけで、一発OKなど基本的にありえません。
だから、やり直しや修正は当然のものとして、そのための時間をしっかり確保しておく必要があります。
にも関わらず、多くの人が締切いっぱいまで時間を使って、現実的にはほとんどあり得ない一発OKをもらう夢を追いかけています。
なので、上司から修正が入ったときに、締切いっぱいまで時間を使っているので、遅くまで残業して仕上げなければなくなるのです。
つまり、スケジュールには緩衝(バッファ)を持たせることがキモです。
期限いっぱいまで時間を使えば、かえって自分の首を絞めるのです。
他の人に何かを依頼する場合も、同じくバッファが必要です。
スケジュールがタイトな場合は、締切は〇月〇日ですが、いったん、進捗を✖月✖日までに教えてください。と依頼しましょう。
特に、上司から指定された仕事の期日は「初めて提出する日」ではなく「仕事の完了期日」だということを頭に置いておきましょう。
仕事内容にもよりますが、上司と事前に一度やり取りできる日数(2日前)を自分の期日にしておくとスムーズです。
これさえ守っておけば、遅くまで残業することは確実に減っていくはずです。
そして、皆さんは、新しい月が始まる前に、前年同月のスケジュールを見ていますか？
仕事の効率が良い人は、一日のスケジュールを朝一に立てると言いましたが、一ヶ月、一年単位でも同じことが言えるのです。
一日や一週間単位でならスケジュールが組み立てられる人でも、一ヶ月や一年単位となると、主体的にスケジュールを立てていない人が多いものです。
そこで、ぜひ取り組んで頂きたいのが、前年同日のスケジュールを確認することです。
どのような業種であれ、今年も同じような仕事があるからです。
何も半年以上、先の行事の日程まですべて決める必要はありませんが、何月は何をやる程度のことは、新年度を迎える前に決めてしまうほうが好都合です。
「自分の仕事は、ノンルーティンなので、昨年の予定など関係ない」
と思っている人でも、昨年のスケジュール確認は意外に役立つはずです。
なぜなら、スケジュールは外部の都合に引っ張られることがあるからです。
昨年忙しかったとき、何が原因で忙しくて仕事に追われたのか見つめ直すいい機会になり、その対策を事前に講じることができれば、大幅に業務を効率化できるからです。
時短のために、ぜひ実践してみて下さい。
以上が、第3章のまとめになります。
タイトル通り、スケジューリングについての時短方法です。
ポイントは、「納期」と「事前に計画」ですね(⌒∇⌒)
これは、習慣化できれば、すぐに実践できると思うので、早速、今日から実践してみましょう。
次回は
第4章 「上司の動かし方」で時短は9割決まる
です。
ではまた(@^^)/~~~
