どうも‼カニコロです(^▽^)
今回の書籍は
会社では教えてもらえない アウトプットがすごい人の時短のキホン
です。
第4章 「上司の動かし方」で時短は9割決まる
こちらをまとめていきます。
・上司との打ち合わせを、すぐ終わらせる人の共通点
質問には2種類の質問があることをご存じでしょうか？
「出身地は？」のように回答が限定される質問や、「これは好き？」のようにYes,Noでしか答えられない質問を、クローズドクエスチョン。
一方で、「最近どう？」のように、答えが限定されず、何とでも答えられる質問を、オープンクエスチョンと言います。
通常の会話では、オープンクエスチョンをうまく混ぜたほうが話は弾みます。
しかし、上司に相談を持ち掛ける際、「どうしたらいいですか？」と、オープンクエスチョンで上司に答えを丸投げするのは厳禁です。
オープンクエスチョンで「考える作業」を丸投げされた上司は、その場で一から検討を始めなければなりません。
そうなると、あなたは逆に上司からの質問攻めにあってしまうのです。
たったひとつの相談事で、何十分、何時間もロスしてしまうのです。
相談を手短に終わらせるには、上司への相談の際、極力クローズドクエスチョンを用いることです。
「A案とB案、どちらがよいでしょうか？」
「これはこういう考え方でよいでしょうか？」
といった具合に、YesかNo、二者択一、答えを限定した質問をして相談するのです。
さらに
「A案とB案には、それぞれこういうメリットとデメリットがあります。いかがでしょうか？」
と上司の判断材料や、自分の考えを付け加えることが大切です。
クローズドクエスチョンで相談は、言い換えれば「自分なりの案」や「たたき台」を持って上司との議論に臨んでいるわけです。
相談には、上司と自分の2人分のコストがかかっていることを意識しましょう。
ポイントをしぼり、クローズドクエスチョンを用いれば、上司への相談時間が見違えるように減っていくはずです。
また、相談や決裁があるのに、日々忙しく、全然つかまらない上司がいます。
「お時間がある時で結構ですので……」と相談を持ち掛けても、結局忘れられ、定時後の遅い時間にようやく相談することになるのです。
しかし、嘆いてみても解決しません。
上司を捕まえない限り、仕事は進まないのです。
では、どうすればいいのでしょうか？
その方法は、上司のスケジュールをおさえることです。
「○○の件で、明日の14時から30分ほど打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか？」
と、要件、日時、所要時間を指定して上司にアポを取るのです。
部下から見る上司は、たった1人ですが、上司から見た部下は複数います。
「お時間があるときに…」では、どんどん後回しにされます。
上司から突然「あの件はどうなっている？」と声を掛けられた時も同じです。
あなたに急ぎの仕事があって、どうしても手が離せないのなら「✖✖の件で、どうしても今は手が離せません。明日の10時から打ち合わせをお願いできないでしょうか？」
と勇気をもってアポイントを取りましょう。
また、全く答える準備ができていないときも同様です。
その場でいきなり打ち合わせに入ると、説教地獄になるだけです。
ですから「報告のために資料を準備しますので、2時間後にお打ち合わせの時間を頂戴できますか？」とアポを取り直しましょう。
そして「受命」が上手か下手かで仕事の効率は大きく変わります。
「受命」とは、文字通り仕事の命令を受けることを言います。
じつは、上司は部下に明確な完成イメージがないまま指示を出し、部下が作成したたたき台を見て、詳細を検討し始めることが少なくありません。
ですから、命令の際、上司の完成イメージを少しでも引き出しておくと、仕事の手戻りを大幅に減らせるのです。
わかりやすい例で考えてみましょう。
たとえば、ある上司が「商談後にお客様と会食をするので、お店の候補を2～3軒に絞って持ってくるように」と指示を出しました。
A君は、すぐにインターネットで店選びに入りました。
B君は、店を探す前に「少し確認させてください」と言って、予算、出席人数、料理の好み、客先からの移動手段などを確認していきました。
上司の漠然とした指示を、その場で具体化していったのです。
結果は、A君のほうは、いろいろと上司とやり取りを繰り返し、お店が決まったのに対し、B君は1回で終わったのです。
A君のように、すぐに仕事に取り掛かるほうがよさそうに見えますが、じつは、B君のように、いくつかの効率的な質問を投げかけ、上司のイメージを引き出してから仕事に取り掛かるほうが、お互いの時間のロスが減り、手戻りもなくなるのです。
「受命」時に上司の完成イメージを引き出しておく。
これが、仕事のやり直しを激減させる効果的な技なのです。
・まずは3日後。途中経過を報告する
「今どんな状態か見せて」
と言われても「まだ見せられる状態ではないので、もう少ししてから見せます」と、なかなか仕掛り途中の中間成果物を見せない人がいます。
しっかり仕上げようとする気持ちはよくわかります。
しかし、先ほどの「受命」時に上司と部下での成果物のイメージが完全に一致しているわけではありません。
上司と部下のイメージの差は、仕事の仕掛り途中、特に初期段階で修正するほうが良く、すり合わせもこまめに行うほうが良いのです。
それなのに、途中経過を上司に報告せず「やり直し」に時間を浪費してしまうのです。
もっと短時間で成果をあげられるのに、残念な時間の使い方をしています。
仕事をスマートに片付ける人は、しっかりと上司に途中経過を報告しています。
特に、初期段階で上司に中間成果物を見せて、イメージをすり合わせています。
ボタンの掛け違いは、最初に修正しておきたいからです。
上司から見ても、途中経過を報告してくれる部下は頼もしく見えます。
だから、遠慮せず、仕掛り途中のものでも、どんどん上司に見せて、イメージのズレがないかどうか確認してもらいましょう。
未完成のものを上司に見せ、指摘を受けるのは抵抗感があるでしょう。
しかし、完成してからやり直しを命じられるより、はるかにありがたいです。
また、1人で検討しすぎると、そのうち、本筋とは関係のない、文章の細かな言い回しや「てにおは」ばかりを修正し続けることになります。
これは、時間のムダ以外の何ものでもありません！
自分の手の内でいくら推敲し続けても、クオリティはあがりません。
今日提出しても、10日後に提出しても、さほどクオリティは変わらないのです。
それよりも、できるだけ早く違う人の目線で確認・添削してもらうほうが、はるかにいいものが出来上がります。
違う人の着想や知恵を取り入れるのですから、当然と言えば当然です。
質は自分一人では高まらないのです。
「上司にこの状態で見せるのは…」
と自信がない場合、気軽に話しかけられる先輩、場合によっては同期や後輩に目を通してもらい、アドバイスをもらうのも手です。
経験の浅い後輩であっても、思わぬ指摘をもらうことがあるものです。
ただ、いくら人の知恵を借りたいからといっても、当然のことですが「自分なりの考えを整理する」こと、「てにおは」は最低限間違っていないことなど、自分のなかでしっかり仕上げておく必要はあります。
誰でもいいので、早めに違う人の視点を借りると仕事は進みます。
・上司の質問は必ず「データベース化」
「前にも説明したと思うけど」
こんな注意を受けることがよくあります。
こういう場合「想定質問集」を準備して、上司と向き合っていないのです。
上司は、仕事をするうえで、くぐり抜けなければならない「関所」です。
上司がどんなことを聞いてくるのか想像し、部下はその答えを準備して挑まなければなりません。
これが「想定質問集」というわけです。
想定通りの質問が出るかどうかは、仕事の醍醐味のひとつにもなります。
一方、上司も部下が準備する「想定質問集」の精度で、部下の能力を判断しています。
上司にどんなことを突っ込まれても平然と回答する職場の先輩は、皆さんから見ても頼もしく見えるのではないでしょうか？
上司との付き合いが長くなれば、自然と上司のクセがわかってきます。
「こんなことを聞いてきそうだな」と、上司のこだわりポイントが蓄積されるので、自然とその準備ができるようになります。
しかし、同じくらいのキャリアの人でも、その対応力には大きな差がついてきます。
それは、上司のデータベース化(文字化)しているかどうかの差です。
上司の質問をメモにまとめ、データベース化し、上司に決裁を取りに行く前に、それらを読み返すだけで、頭の中では想定質問集が出来上がるのです。
文章も同じです。
「『こと』と『事』、『様々』と『さまざま』の混在を指摘された」
「体言止めはやめるように注意された」
など、上司から修正を受けた内容をメモしておくのです。
このメモを提出前のチェックリストとして活用すれば、指摘を受けにくい文章を仕上げることができます。
このように、上司のチェックポイントをデータベース化することは、単に上司のチェックをくぐり抜けるためだけのものではありません。
質の高い仕事をしたり、将来、自分が上司になって部下をマネジメントしたりする際にも役立つので、ぜひ作成してみて下さい。
以上が、第4章のまとめになります。
こちらを実行している方は、どのくらいいらっしゃるでしょうか？
あの上司は全然わかってくれないとか、いつもいないから、相談ができないなどと言って、自分より立場が上の方のことを、文句を言ったり、愚痴を言っていたりしませんか？
そんなことをしていても、それこそ、時間がもったいないし何も変わらないですよ( ﾉД`)ｼｸｼｸ…
人を動かすよりも自分が動いたほうが早いですから、今までこれらのことを実行していなければ、まずは、こちらに書かれていることをやってみましょう。
次回は
第5章 アウトプットの質を高める！集中力の引き出し方
です。
ではまた(@^^)/~~~
