どうも‼カニコロです(^▽^)
今回の書籍は
会社では教えてもらえない アウトプットがすごい人の時短のキホン
です。
第5章 アウトプットの質を高める!集中力の引き出し方
こちらをまとめていきます。
・一日の生産性のカギは「集中タイム」にある
集中して考えなければならない作業には、どうしてもまとまった時間が必要です。
一度、作業を中断すれば、再び元の作業に戻る時「さて、どこまで進んだっけ？」と考え、必要な段取りを思い出し、再び作業に集中するまでの「復帰タイム」が必要です。
これは、時間のロスですから、業務の中断は極力しないほうがよいのです。
まとまった時間の確保がうまくいかない人は、たいてい、先に細かな雑用を終わらせようとします。
頭を使って考える仕事は、雑用を終わらせてからじっくり腰を据えて取り組みたいというわけです。
しかし、これでは細々とした雑用をやっているうちに一日が終わってしまい、結局まとまった時間は確保できません。
細やかな雑用を先に片付けるのではなく、大きな時間のかたまり(=集中タイム)を先に設定・確保してしまうほうが実は簡単です。
一日のうち、何時から何時までと何時から何時までは集中タイムと決め、その時間は知的作業に集中するのです。
原則として、集中タイムの間は、打ち合わせ、メールチェックといった雑務は一切行わず、まとまった時間が必要な知的作業に没頭するのです。
「今日あのお客様から電話が入る予定だ」
「上司からそろそろ進捗確認が入りそうだ」
と、自分の業務を中断させられる可能性があるなら、隙間時間に自分から先回りして、コンタクトを取ってしまいましょう。
相手のペースに乱されるのではなく、自分から都合のいい時間に連絡すれば、ペースは乱れません。
先手を打って集中の邪魔になるものをやっつけ、自分の時間を防衛するワザです。
いつも雑用や他人に振り回されて、まとまった時間を確保できないと悩んでいる人は、相手依存の行動になっており、よほど幸運が重ならない限り、まとまった時間は確保できません。
それよりも、自分から仕掛けて、まとまった時間を作り出すほうが簡単です。
集中できないと悩んでいるなら、ぜひトライしてみて下さい。
また、一日中気を張って、ガムシャラに仕事に集中できれば良いのですが、そんな働き方を毎日は続けられません。
人が本当に集中力を継続できるのは、個人差はあるものの、せいぜい90分、長くても120分くらいがいいとこではないでしょうか。
そこで、自分の仕事の時間を90分の「集中タイム」と15～20分ほどの「オフタイム」にわけ、これを繰り返してみましょう。
ただし、オフタイムは休憩するのではなく、雑用にあてるのがミソです。
皆さんの仕事には、必ずやらなければならない雑用が山のようにあります。
そういう仕事を、思いつくたびにさばいていると非効率です。
だからといって、雑用ばかりをまとめてやると、肝心な仕事が後回しになります。
そこで「オフタイム」を雑用にあて、気分転換するのです。
雑用の中には、シュレッダーかけや郵便物の発送など、手先や体を使うものがあり、一生懸命集中した後のリフレッシュに最適なものが多いのです。
一日ダラダラと仕事に取り組んでいるようでは、効率は上がりません。
90分集中し、その後、雑用で気分転換、また90分集中とメリハリをつけて仕事に取り組んでみましょう。
・「行き詰ったら一度やめる」でうまくいく
一日中ひとつのことを検討し続け、行き詰ってしまうことがあります。
ふと気づけば、他の仕事が山のようにたまっています。
こういうとき、本人は集中していると思っていますが、実はすでに集中力は切れており、検討材料を頭の中で整理しきれない状態、つまり思考が飽和状態になっています。
その状態で、いくら考え続けていても、質や成果はほとんど向上しません。
思考が飽和した状態で考え続けるのは、時間の浪費なのです。
締切まで余裕があるのなら、いったん寝かせて、別の日に考えるほうが効率的です。
行き詰っている状態で時間を使いすぎるより、他の仕事を片付けたほうがはるかに生産的なのです。
人間は、コンピュータのバックグラウンド処理のように、関心事を無意識下でも考え続けているものです。
以前行き詰っていたことでも、時間がたてば不思議と解決策が簡単に浮かぶこともあるのです。
しかし、行き詰った日にいくら考えても、解決しません。
これは、集団でも同じことが言えます。
会議で難題にぶつかり、全員が唸りながら考え込んで、話が堂々巡りになることがあります。
そうなったら、その日は会議を打ち切り、別の日に議論するほうが得策です。
行き詰ったら別の日に考える。
これくらい割り切らねば、良いアイデアも浮かばず、時短も進まないのです。
・朝型がいいとは限らない
「出世する人は、みな朝が早い」
「早朝の仕事が人生を変える」
など、朝型に切り替え、朝早くから全開で働くことを勧める人はとかく多いものです。
でも、気に病む必要はありません。
人の体調は様々で、最も活動しやすい時間帯は、人によってまちまちです。
だから、自分がどの時間帯に集中力が高まるかを、よく知っておくことが大事です。
そのピーク時に、集中力が必要な作業を行うようにすれば、最も効率が上がるのです。
朝に弱いスロースターターは、午前中に雑務や打ち合わせを多めに入れ、体と頭を起こし、午後に集中力の必要な仕事に取り組むのです。
逆に、朝型の人は、朝のうちに集中して仕事を処理し、集中力が途切れがちな昼からは、雑務や打ち合わせを多めに入れるほうが効率は上がります。
また、自分だけでなく、上司のパターンをつかんでおくのも重要です。
一日を漠然と過ごすのではなく、自分がどこで集中できるかを考えながら、日々の仕事を組み立てることは、仕事の効率を大きく改善するのに役立つのです。
早起きできなくても気にしないことです。
以上が、第5章のまとめになります。
集中タイム、思わず後回しにしてませんか？
仕事をしている人には、必ず集中しなくてはいけない時間が必要です(;^_^A
うまく、業務時間内に時間をつくるように実行していきましょう。
また、これは私の推測ですが、「朝型＝朝起きれない」ではないはずです。
「朝起きれない＝昼型もしくは夜型」ということではないので、解釈を間違えないようにお気を付けくださいm(__)m
次回は
第6章 一生、仕事に振り回されない働き方をしよう！
です。
ではまた(@^^)/~~~
