どうも‼カニコロです(^▽^)
今回の書籍は
会社では教えてもらえない アウトプットがすごい人の時短のキホン
です。
第6章 一生、仕事に振り回されない働き方をしよう！
こちらをまとめていきます。
・80点の仕事をたくさんこなす
どんな仕事も、ある程度までは費やした時間に比例して完成度が高まっていきます。
しかし、完成度が一定水準を超えると、いくら手間暇かけても、さほど出来栄えは変わりません。
例えば、最初の1週間で仕事を80％まで仕上げられたのに、90％に持っていくのにさらに1週間、95％まで持っていくのにさらに1週間かかることがあります。
これは、経済学でいう「収穫逓減の法則」で、入力の増加が出力の増加に必ずしも結びつかなくなっていく現象です。
「収穫逓減」を迎えてからは、時間をかけたわりに期待する成果が得にくくなります。
つまり、生産性がガクンと落ちるのです。
この「収穫逓減」を意識して仕事をすることが生産性を上げるコツです。
例えば、1週間かけて80点のクオリティで仕事を提出する人は、2週間かけてふたつの仕事をこなし、160点分のアウトプットを出します。
一方で、2週間かけてひとつの仕事を90点のクオリティで高めて提出する人のアウトプットは、90点分しかありません。
アウトプット量を見ると、前者のほうが、はるかに生産性が高いことがわかります。
前者は、これ以上自分で抱えていても、大幅に質が高まらないと考え「収穫逓減」を迎えてから早めに仕事を手離れさせています。
後者は、生産性が落ちているのに自分で抱え込んでいるのです。
「収穫逓減」を迎えたと感じたら、素早く提出して上司のレビューを受けるほうが、生産性を上げられるということです。
また、コンサルタントがクライアントとプロジェクトをスタートする際、真っ先に取り組むことがあります。
それは、現状分析を徹底的に行うことです。
今の状況を客観的に把握し、どこに問題点が潜んでいるのか、あるべき姿と現実のギャップは何なのかを把握することからスタートするのです。
皆さん自身の業務の効率化にも、当然、現状分析が欠かせません。
現状分析は、次の3ステップです。
ステップ1 自分の仕事の内訳を把握
1日のうち、何の業務にどれだけ時間を使っているかを書き出します。
ステップ2 仕事内容の分析
書き出した項目の横に「主業務」なのか「不随業務」なのかを書き込んでください。
付随業務と分類されたものには、MustかWantかも書き込みます。
ステップ3 業務の改善
やみくもに、あれこれ手を付けても効果的な時短にはつながりません。
作業量の多い上位20％を改善すれば、全体の80％に波及するのです。
・ムダをなくすフレームワーク「ECRS」
仕事には、以前は必要だったけれど、その後、不要になったものがあります。
また、何かの「目的」を達成するための「手段」だったものが、いつの間にか「目的」にすり替わってしまった仕事もあります。
どちらの仕事も削減対象なのですが、後者にはなかなか気づかないものです。
例えば、情報共有により受注の成功率を上げるための「手段」だった「営業会議」が、いつの間にか会議の開催そのものが「目的」化してしまうケースなどです。
共有する情報がなければ、会議など開く必要はないはずですが、無理にテーマを絞り出し、会議の開催を強行するようになります。
このような例は、個人レベルでも見つけることができます。
例えば、プレゼン資料の作成に夢中になりすぎて、相手が理解できるかどうかに関心を払わなくなるとか、業務のための資格取得の勉強が、いつの間にか業務より優先されているとか…数え上げればキリがありません。
手段が目的化したものは、たいていはやめてしまっても問題がないものばかりです。
しかし、なかなか判断がつかないものもあります。
そういう時には「ECRS」というフレームワークを使ってみて下さい。
このフレームワークは、業務改善の様々なシーンで役に立つので、ぜひ覚えて下さい。
E(Eliminate：削減)・・・やめてしまえないか？
C(Combine：結合)・・・他と一緒にしてしまえないか？
R(Rearrange：順序変更)・・・順序を変えてみてはどうか？
S(Simplify：単純化) ・・・もっとシンプルにできないか？
E(削減)は、最も改善効果が高いもので、単純に今の仕事をやめてしまえないかを検討することです。
C(結合)は、一足飛びにやめてしまうわけにはいかないときに、他の業務と一緒にまとめられないかを検討することです。
R(順序変更)は、今の仕事の順序を変えてみることで、もっと効率化できないかを検討することです。
S(単純化)は、文字通りもっとシンプルなやり方で済ますことはできないかを検討することです。
仕事に意味を見出せなくなったら、手段が目的化していることが少なくありません。
その際は、ECRSのフレームワークを使って、仕事そのものを見直す習慣をつけてみましょう。
きっと、驚くほどスマートに時短が進むはずです。
・これからは「カウンター知識」が必須
仕事では、どこか引っ掛かってスムーズにいかない業務プロセスがあるものです。
こういう「引っ掛かり」は、自分の知識不足か、他部門が絡む業務で起こります。
例えば、営業の仕事なら、ようやく受注にこぎつけ、いざ契約を結ぼうとすると、各種の法律が関係してきます。
民法や独占禁止法、不正競争防止法など、契約に関連する法律は多岐にわたります。
法律に詳しくないと、契約書のチェックは法務部門に丸投げになり、客先との調整でも、知識がないと右往左往してスムーズにことが運びません。
他にも、会計知識がないと、経理部門から専門用語でやり込められたり、ITリテラシーが乏しいと、情報システム部門にリスクや問題点ばかり指摘され、一向に話が進まなくなります。
このように、仕事を進めるうえで、他部門が絡み、カウンターとなる専門知識が多少なりともひつようになるシーンがあります。
専門分野以外の、カウンター分野の知識を備えているかどうかは、仕事を進めていくうえで、大きな差を生みます。
「営業だから、法律は一切関係ない」
と、この先ずっと逃げ続けるわけにはいきません。
小難しく聞こえて苦手意識を持ちやすい経理も、一度勉強してみれば、たいして難しい内容ではありません。
一度理解すれば経理部門にやり込められなくなるのです。
カウンターの知識として、何を身につければいいかわからない場合には「現代の三種の神器」に磨きをかけてみてはどうでしょうか？
昔は「読み・書き・そろばん」が必須と言われていました。
現代の三種の神器は(諸説あるものの)「英語・会計・IT」だそうです。
これに法律を加えたもののなかから、業務に必要で、かつ自分が弱いと思っているものを勉強してみてはいかがでしょうか？
ふたつの分野に強い人は、他の人がつまずくポイントを早く切り抜けられ、圧倒的に仕事が早いのです。
こういう人は、社内でも社外でも必ず重宝される人材になれるのです。
以上が、第6章のまとめになります。
会社では教えてもらえない アウトプットがすごい人の時短のキホン
いかがでしたでしょうか？
こちらの書籍は
「項目に分かれている」かつ「図や表の解説もある」形となっております。
項目で1ページ使っていて図表もあるので、191ページですが、体感的にはもっとすくなく感じます。
本が好きじゃないという方でも、すらすら読める1冊だと思います！
お金は出し入れができますが、時間は過ぎたら戻ってきません！
「早く帰れなくて困っているんです(´；ω；`)ｳｯ…」
「もっと自分の時間が欲しいよ～( ；∀；)ｳｩｩ」
という方には、確実にオススメですので、この書籍を読んで「時短」を実践していきましょう(^▽^)
ではまた(@^^)/~~~
